Merasakan keterbatasan dalam mengelola survei pemasok (survei CSR) dengan Excel? Bagaimana sistematisasi SAQ dapat mengatasi masalah ini.

Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam melakukan survei pemasok (survei CSR) seperti: "Mengelola tanggapan menjadi rumit seiring bertambahnya jumlah pemasok," "Mengumpulkan dan menganalisis data membutuhkan banyak waktu," "Menindaklanjuti responden yang tidak memberikan tanggapan menjadi Masalah bagi penanggung jawab," "Memperbarui kuesioner dan mengelola file menjadi rumit," dan "Menanggapi tanggapan secara real-time tidak memungkinkan."

Survei pemasok (survei CSR) sangat penting untuk mempromosikan pengadaan berkelanjutan dan manajemen rantai pasokan. Namun, penggunaan Excel untuk tujuan ini dapat menyulitkan penanganan jumlah subjek survei yang semakin banyak atau pengelolaan proses secara berkelanjutan, yang dalam beberapa kasus menyebabkan beban Masalah.

Artikel ini menguraikan Masalah umum dan penyebab mendasarinya saat menggunakan Excel untuk manajemen, menjelaskan bagaimana tantangan tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan alat SAQ (Safety Analysis and Questionnaire) khusus, dan membahas poin-poin penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih alat tersebut.

Mengapa pengelolaan survei pemasok (survei CSR) di Excel memiliki keterbatasan?

Meskipun pentingnya pengadaan berkelanjutan semakin mendapat perhatian, banyak perusahaan masih menggunakan Excel untuk mengelola SAQ (Kuesioner Penilaian Pemasok) untuk pemasok mereka. Namun, seiring bertambahnya jumlah pemasok dari puluhan menjadi ratusan, dan jumlah pertanyaan meningkat, beban operasional dan keterbatasan mengelola semuanya dengan Excel menjadi jelas.

Secara spesifik, masalah-masalah berikut ini menumpuk:

Ketidakefisienan dalam distribusi dan pengumpulan

Saat melakukan survei dengan ratusan pemasok, mengirim email, mengirim pengingat, mengumpulkan tanggapan, menyusun data, dan mengatur file semuanya harus dilakukan secara manual, yang dapat memakan waktu puluhan jam atau lebih. Tindak lanjut terhadap responden yang tidak memberikan tanggapan juga dilakukan secara individual, yang dapat menyebabkan pengingat yang tidak cukup sampai ke semua pihak dan, akibatnya, menghambat peningkatan tingkat respons.

Keterbatasan agregasi dan analisis

Format respons berbeda-beda antar pemasok, sehingga pengumpulan dan analisis data memakan waktu. Selain itu, sulit untuk membandingkan dan mengevaluasi hasil di berbagai pemasok, dan mengidentifikasi serta memprioritaskan pemasok berisiko tinggi merupakan pekerjaan yang melelahkan. Oleh karena itu, mengorganisir data sedemikian rupa sehingga mudah digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen membutuhkan upaya yang signifikan.

Kebingungan kontrol versi

Karena kuesioner direvisi dan diperbarui oleh banyak orang, menjadi sulit untuk menentukan file mana yang merupakan versi terbaru. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan operasional, seperti secara tidak sengaja mengirimkan kuesioner yang sudah usang atau membutuhkan waktu terlalu lama untuk mengidentifikasi versi terbaru. Selain itu, seiring bertambahnya jumlah pemasok dan personel, manajemen file menjadi lebih kompleks, dan dapat menjadi sulit untuk menyatukan aturan operasional.

Risiko keamanan

Karena tanggapan yang dikumpulkan dari pemasok mungkin berisi informasi rahasia, seperti informasi terkait ESG dan hak asasi manusia, penggunaan lampiran email menghadirkan tantangan dalam hal manajemen informasi, termasuk risiko kirim yang tidak disengaja dan pembagian yang tidak tepat, serta Masalah dalam menilai status manajemen selama audit.

Apa itu SAQ? Mengapa alat khusus dipilih?

SAQ (Self-Assessment Questionnaire), juga dikenal sebagai "kuesioner penilaian diri" dalam bahasa Jepang, adalah kuesioner yang digunakan oleh pemasok untuk menilai diri sendiri dan menjawab pertanyaan tentang upaya mereka sendiri. Dalam praktiknya, Pengaturan berbagai bidang tergantung pada kebijakan pengadaan perusahaan dan tujuan manajemen risiko, termasuk ESG, hak asasi manusia, kepatuhan, pengadaan berkelanjutan, mineral konflik, dan keamanan siber. Artikel ini akan berfokus pada bidang ESG dan hak asasi manusia, yang menjadi sangat penting dalam beberapa tahun terakhir.

Dengan semakin meningkatnya penekanan pada uji tuntas hak asasi manusia (Human Rights Due Diligence/HAK Asasi Manusia) yang wajib dan peraturan pengungkapan yang lebih ketat seperti Direktif Pelaporan Keberlanjutan Perusahaan dan SSBJ, perusahaan semakin dituntut untuk terus memahami dan mengelola risiko di seluruh rantai pasokan mereka. Akibatnya, semakin banyak perusahaan menggunakan SAQ bukan hanya sebagai survei tahunan, tetapi sebagai sarana pemantauan berkelanjutan.

Di sisi lain, jika operasi berkelanjutan tersebut dilakukan hanya menggunakan Excel, banyak tugas seperti mendistribusikan dan mengumpulkan kuesioner, menyusun dan menganalisis tanggapan, serta mengelola kemajuan tindakan korektif harus dikelola secara manual, sehingga mengakibatkan beban operasional yang berat.

Untuk mengatasi Masalah ini, dalam beberapa tahun terakhir, telah terjadi tren yang berkembang menuju adopsi alat khusus SAQ yang memungkinkan pengelolaan terpusat dari segala hal, mulai dari pembuatan kuesioner dan permintaan tanggapan hingga pengumpulan data, analisis, dan tindak lanjut tindakan korektif, semuanya di cloud. Alat-alat ini digunakan oleh banyak perusahaan sebagai pilihan untuk mencapai manajemen rantai pasokan yang berkelanjutan dan efisien.

Apa yang dapat Anda lakukan dengan alat khusus SAQ | Perbedaan dari Excel dan alat serbaguna

Meskipun dimungkinkan untuk melakukan survei pemasok menggunakan Excel atau alat survei umum, beban manajemen dan Masalah operasional meningkat secara signifikan ketika jumlah subjek survei bertambah atau diperlukan operasi berkelanjutan.

Perangkat khusus SAQ memungkinkan pengelolaan terpusat untuk segala hal, mulai dari pelaksanaan survei hingga pengumpulan data, analisis, dan tindak lanjut perbaikan, mengurangi beban kerja personel dan memungkinkan manajemen risiko yang efisien di seluruh rantai pasokan.

Secara spesifik, ia memiliki fitur-fitur berikut:

• Distribusi massal dan pengingat kepada pemasok

  • Sistem ini menyederhanakan distribusi kuesioner dan proses tindak lanjut terhadap mereka yang belum merespons, sehingga mengurangi beban kerja staf.

• Manajemen status respons secara waktu nyata.

  • Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan dengan melihat daftar tingkat respons dan permintaan yang belum terjawab.

• Penggabungan otomatis dan pemberian skor berbobot pada respons.

  • Sistem ini secara otomatis mengumpulkan Isi, memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pemasok berisiko tinggi secara efisien.

• Pemantauan terus-menerus terhadap status perbaikan dan peningkatan.

  • Berdasarkan hasil survei, Anda dapat mengajukan permintaan perbaikan dan terus memantau perkembangannya.

• Pengaturan sistem deteksi risiko milik Anda sendiri.

  • Anda dapat Pengaturan penilaian untuk item kuesioner dan Pengaturan deteksi risiko untuk item kuesioner yang penting bagi perusahaan Anda.

Dengan demikian, perangkat khusus SAQ bukan hanya alat untuk mengumpulkan kuesioner, tetapi digunakan sebagai landasan untuk terus mempromosikan manajemen risiko dan pengadaan berkelanjutan di seluruh rantai pasokan.

Selanjutnya, mari kita bandingkan perbedaan antara alat survei umum dan alat khusus SAQ.

Perbandingan Alat SAQ: Alat Khusus vs. Alat Serbaguna - Mana yang Harus Anda Pilih?

Banyak perusahaan mempertimbangkan apakah mereka dapat menggunakan Google Forms, Microsoft Forms, atau Excel sebagai alternatif. Alat-alat serbaguna ini mudah diimplementasikan dan sangat memadai untuk survei sederhana.

Di sisi lain, ketika mempertimbangkan peningkatan jumlah pemasok atau pengelolaan pengadaan berkelanjutan yang sedang berlangsung, terdapat kasus-kasus di mana aspek operasional seperti distribusi, pengumpulan, agregasi, penilaian risiko, dan manajemen tindakan korektif ditemukan kurang memadai.

Di bawah ini, kami membandingkan perbedaan utama antara alat serbaguna dan alat khusus SAQ.

Alat serbaguna cocok untuk survei sementara dan penelitian skala kecil. Di sisi lain, untuk survei berkelanjutan, evaluasi, dan tindak lanjut perbaikan dengan pemasok, alat SAQ khusus kemungkinan akan lebih efisien.

Apa yang dapat Anda lakukan dengan Dataseed SAQ untuk menyederhanakan manajemen SAQ.

Dataseed SAQ (Zeroboard Inc.) adalah Layanan berbasis cloud untuk departemen pengadaan dan ESG yang menyederhanakan pengumpulan dan pengelolaan SAQ (Kuesioner Penilaian Pemasok) dari pembeli ke pemasok.

*Beberapa fitur (tindak lanjut korektif, dukungan ahli, dll.) tersedia sebagai pilihan. Silakan hubungi kami untuk detailnya.

Dataseed SAQ menyediakan dukungan komprehensif, mulai dari survei dan analisis pemasok hingga tindak lanjut perbaikan, melalui fungsi dan Layanan opsionalnya. Fungsi utama dan Masalah yang dapat diselesaikannya adalah sebagai berikut: (Catatan: Selain survei CSR, Dataseed SAQ juga mendukung uji tuntas hak asasi manusia, survei mineral konflik, dan survei keamanan siber.)

Implementasi dan pengoperasian dapat dimulai hanya dalam waktu dua minggu.

Dengan sekitar 50 pertanyaan standar yang telah terpasang dan diawasi oleh para ahli, Anda dapat mulai menggunakan sistem ini dalam waktu singkat. Selain itu, Anda dapat dengan bebas menambahkan dan Edit pertanyaan untuk merancang kuesioner unik Anda sendiri yang sesuai dengan kebijakan pengadaan berkelanjutan dan tujuan penelitian perusahaan Anda.

Menyederhanakan segala hal mulai dari permintaan tanggapan hingga manajemen kemajuan.

Sistem ini memusatkan operasi yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti meminta tanggapan dari mitra bisnis, mengelola status dan tenggat waktu tanggapan, serta menyusun hasil tanggapan. Selain itu, ketika melakukan survei menggunakan kuesioner yang sama atau serupa dengan tahun sebelumnya, pemasok dapat merujuk pada riwayat tanggapan mereka sebelumnya, sehingga mengurangi beban kerja mereka. Umumnya tidak ada biaya penggunaan bagi pemasok (responden).

Memvisualisasikan risiko pengadaan melalui pemberian skor.

Selain penilaian berdasarkan kerangka kerja utama, Anda juga dapat Pengaturan kriteria evaluasi sendiri. Hasilnya divisualisasikan berdasarkan bagian dan distribusi skor, sehingga memudahkan identifikasi pemasok berisiko tinggi dan membantu Anda mempertimbangkan pemasok mana yang harus diprioritaskan.

Kami menyediakan dukungan komprehensif, mulai dari koreksi hingga tindak lanjut perbaikan.

Kami memberikan dukungan tidak hanya untuk melakukan investigasi, tetapi juga untuk langkah-langkah korektif dan perbaikan berdasarkan hasilnya. Melalui komunikasi berkelanjutan dengan pemasok, kami dapat mendorong inisiatif di seluruh rantai pasokan.

Dukungan ahli

Konsultan ahli kami akan memberikan dukungan komprehensif, mulai dari merancang kebijakan pengadaan dan item survei berdasarkan karakteristik industri dan tema utama, hingga menganalisis hasil survei, mempertimbangkan langkah-langkah perbaikan, dan memastikan operasi dan peningkatan yang berkelanjutan.

Studi Studi Kasus: Kurimoto Iron Works Co., Perusahaan
Dari "manajemen risiko" hingga "penciptaan bersama rantai nilai": Kurimoto Iron Works, di 6 divisi bisnis, membayangkan masa depan rantai pasokan dengan Dataseed SAQ. <br />Tantangan: Penggunaan Excel dan kuesioner berbasis web menghadirkan beban yang signifikan dalam hal tugas praktis seperti distribusi, pengumpulan, pengingat, dan tabulasi, yang menimbulkan Masalah bagi operasi berkelanjutan dengan tujuan untuk memperluas ke Perusahaan grup.
Pasca-implementasi: Bertujuan untuk memanfaatkan SAQ bukan sebagai "survei sekali jalan," tetapi sebagai infrastruktur informasi yang berkontribusi pada visualisasi risiko di seluruh rantai pasokan dan pada keputusan manajemen. Baca selengkapnya ▶ zeroboard

Langkah-langkah dan tindakan pencegahan saat bermigrasi dari manajemen Excel ke cloud.

Saat mempertimbangkan migrasi dari Excel ke alat SAQ, banyak perusahaan kesulitan dalam memigrasikan data pemasok dan kuesioner yang sudah ada. Untuk memastikan migrasi berjalan lancar, sangat penting untuk meninjau tidak hanya data Excel tetapi juga metode operasionalnya. Secara umum, prosesnya mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tinjauan Situasi Terkini : Atur item data, jumlah pemasok, dan struktur kuesioner dari file Excel yang sedang digunakan.
2. Definisi persyaratan : Mengorganisasi kelompok sasaran untuk distribusi, struktur kuesioner, dan alur operasional.
3. Migrasi data : Impor informasi pelanggan yang sudah ada dalam format CSV, dll.
4. Operasi percontohan : Uji coba akan dilakukan dengan kelompok pemasok terpilih untuk mengidentifikasi alur operasional dan menemukan Masalah apa pun(dengan periode uji coba).
5. Implementasi skala penuh : Tetapkan aturan operasional, informasikan kepada pihak-pihak terkait, dan terapkan di seluruh perusahaan.

Dataseed SAQ memungkinkan Anda untuk mendaftarkan Perusahaan dalam format CSV dan kirim email permintaan respons kepada pemasok dari layar yang sama. Oleh karena itu, sistem ini dirancang untuk memungkinkan transisi yang relatif lancar dari manajemen Excel yang ada. Poin yang sangat penting selama migrasi adalah jangan hanya mentransfer kuesioner ke sistem apa adanya. Kuesioner yang telah dikelola di Excel selama bertahun-tahun sering kali berisi pertanyaan duplikat atau item yang tidak sesuai dengan operasi saat ini. Dengan meninjau Isi kuesioner pada saat implementasi sistem, Anda dapat mengurangi beban pada pemasok dan mengharapkan peningkatan dalam tingkat respons dan kualitas respons.

Dengan Dataseed SAQ , para ahli memberikan dukungan dalam desain kuesioner, memungkinkan Anda untuk membuat dan meningkatkan kuesioner yang disesuaikan dengan kebijakan dan operasional pengadaan perusahaan Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Apakah ada cara untuk beralih dari mengelola survei pemasok di Excel dan menerapkan sistem yang lebih terorganisasi?

A. Jika Anda beralih dari manajemen berbasis Excel ke sistem yang lebih canggih, menggunakan Layanan cloud SAQ khusus adalah pilihan yang tepat. Banyak Layanan memungkinkan Anda untuk mengimpor data pemasok yang sudah ada dalam format CSV dan mengelola semuanya secara terpusat, mulai dari desain kuesioner, distribusi, pengumpulan, agregasi, penilaian, dan analisis. Dataseed SAQ mencakup item kuesioner standar yang diawasi oleh para ahli dan dapat dioperasikan hanya dalam waktu dua minggu.

T: Apa yang akan berubah ketika pengadaan berkelanjutan beralih dari Excel ke komputasi awan?

A. Anda dapat mengharapkan penyederhanaan tugas-tugas kompleks seperti manajemen pemasok, pelacakan kemajuan respons, dan agregasi data. Selain itu, pemberian skor dan visualisasi hasil respons akan mempermudah identifikasi pemasok dengan risiko ESG tinggi. Karena tindakan korektif dan tindak lanjut perbaikan dapat ditangani dengan sistem dan dukungan ahli, akan lebih mudah untuk beralih dari implementasi tahunan ke manajemen rantai pasokan berkelanjutan.

T: Apa perbedaan antara alat khusus SAQ dan alat survei tujuan umum (seperti Google Forms)?

A. Meskipun alat-alat umum dapat digunakan untuk survei sementara, alat-alat tersebut tidak dapat menangani fitur-fitur khusus SAQ seperti pemberian skor, perbandingan tanggapan sebelumnya, koreksi, tindak lanjut perbaikan, dan dukungan ahli. Untuk tujuan manajemen pengadaan berkelanjutan yang terus-menerus, alat-alat khusus SAQ seringkali lebih mudah digunakan.

T: Apa saja poin-poin yang perlu diingat saat bermigrasi dari manajemen Excel ke sistem baru?

A. Ada dua poin utama yang perlu diperhatikan: ① Tinjau desain kuesioner dan alur operasional yang ada dan optimalkan agar lebih mudah dijawab oleh pemasok. ② Atur format data pemasok sebelum migrasi. Dataseed SAQ juga menawarkan program dukungan implementasi untuk membantu memastikan transisi yang lancar.

T: Apakah ada biaya yang ditanggung oleh pemasok (pihak tergugat)?

A. Dengan Dataseed SAQ , umumnya tidak ada biaya bagi pemasok (responden). Pembeli menanggung biaya penggunaan sistem. Untuk detail mengenai struktur biaya, silakan Hubungi kami Zeroboard Inc.

T: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem ini?

A. Dataseed SAQ sudah dilengkapi dengan sekitar 50 item kuesioner standar yang diawasi oleh para ahli, dan dapat dioperasikan hanya dalam waktu dua minggu. Masa percobaan sekitar satu minggu juga tersedia sebelum menandatangani kontrak, jadi silakan Hubungi kami terlebih dahulu.

T: Bisakah ini digunakan untuk survei pemasok selain CSR?

A. Ya. Dataseed SAQ mendukung berbagai investigasi pemasok, termasuk ESG, uji tuntas hak asasi manusia, mineral konflik, dan keamanan siber. Karena kuesioner dapat dirancang sesuai dengan tujuan investigasi, beberapa investigasi dapat dijalankan pada satu platform.

T: SAQ itu singkatan dari apa?

A. SAQ adalah singkatan dari "Self-Assessment Questionnaire," yang dalam bahasa Jepang disebut "Self-Assessment Questionnaire." Ini adalah kuesioner di mana pemasok melakukan penilaian mandiri dan menjawab pertanyaan tentang upaya mereka di berbagai bidang seperti ESG, hak asasi manusia, CSR, dan kepatuhan.

T: Jenis perusahaan apa yang paling cocok untuk menggunakan alat SAQ?

A. Solusi ini cocok untuk perusahaan dengan jumlah pemasok yang besar, perusahaan yang melakukan survei pemasok secara berkala setiap tahun, dan perusahaan yang ingin memperkuat upaya mereka dalam pengadaan berkelanjutan dan uji tuntas hak asasi manusia. Secara khusus, solusi ini patut dipertimbangkan jika Anda mengalami Masalah dengan beban operasional dan agregasi/analisis data yang dibutuhkan oleh Excel.

ringkasan

Saat mengelola survei pemasok (survei CSR) menggunakan Excel, beban operasional distribusi, pengumpulan, agregasi, analisis, dan tindak lanjut perbaikan dapat menjadi Masalah seiring bertambahnya jumlah pemasok dan semakin ketatnya tuntutan terhadap pengadaan berkelanjutan dan uji tuntas hak asasi manusia. Untuk memastikan manajemen rantai pasokan yang berkelanjutan, sangat penting untuk menciptakan sistem yang memungkinkan tugas-tugas ini dikelola secara efisien.

Dataseed SAQ adalah Layanan cloud khusus untuk departemen pengadaan dan ESG yang menyediakan dukungan komprehensif untuk pembuatan dan distribusi kuesioner, manajemen status respons, penilaian, dan tindak lanjut perbaikan/korektif. Layanan ini memiliki item kuesioner standar yang diawasi oleh para ahli dan dapat dioperasikan hanya dalam waktu dua minggu. Selain itu, para ahli memberikan dukungan berkelanjutan untuk desain kuesioner dan metode pengoperasian, memungkinkan Anda untuk mengimplementasikannya sesuai dengan kebijakan pengadaan perusahaan Anda.

Jika Anda mengalami Masalah menggunakan Excel untuk operasional perusahaan, mengapa tidak memulai dengan meninjau proses yang ada saat ini, lalu mempertimbangkan metode dan alat operasional yang lebih sesuai untuk perusahaan Anda?

Kepada pemasok
Pengumpulan dan pengelolaan SAQ yang efisien
Dataseed SAQ

Untuk informasi lebih rinci dan Hubungi kami tentang seluruh Layanan ,
Silakan periksa di sini.

• Pengunduhan materi
• Pertanyaan lebih lanjut